Przechowywaniem i przetwarzaniem informacji o pracownikach zajmuje się pracodawca, który - zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych - ponosi za to odpowiedzialność. Pracodawca pełni bowiem w tym zakresie rolę administratora zbioru danych osobowych. Aby w jakikolwiek sposób wykorzystać dane określonego pracownika, musi uzyskać na to jego zgodę. Od tej zasady jest jeden wyjątek - zgoda pracownika nie jest potrzebna, gdy informacji o nim żąda Państwowa Inspekcja Pracy. Warto nadmienić, iż osoby posiadające bezpośredni dostęp do informacji pracowniczych - czyli tzw. „kadrowi” - muszą mieć pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych (pracodawcę).